Ein virtueller Datenraum bietet während einer Due Diligence sowohl Verkäufern als auch Kaufinteressenten, Anwälten und Beratern eine Vielzahl von Vorteilen und hat sich gegenüber physischen Datenräumen in der Praxis etabliert. Der virtuelle Datenraum ermöglicht den sicheren Zugriff auf vertrauliche Daten für alle Due-Diligence-Beteiligten unabhängig vom Standort und erhöht die Effizienz von Transaktionen.
Virtuelle Datenräume sind im Rahmen von Due-Diligence-Prüfungen heute eine Selbstverständlichkeit und haben den Prozess von M&A-(Mergers & Acquisitions) und gewerblichen Immobilientransaktionen bedeutend optimiert. Alle relevanten Verkaufsunterlagen können heute mit Hilfe eines virtuellen Datenraums standortunabhängig von Kaufinteressenten beziehungsweise Bietern, Anwälten und Beratern sicher eingesehen und geprüft werden. Aufwändige Reisen zum verkaufenden Unternehmen und die anstrengende Sichtung von Dokumenten in physischen Datenräumen haben damit ein Ende gefunden.
Was ist eine Due Diligence?
Eine Due Diligence ist eine sorgfältige Prüfung eines Unternehmens oder Projekts, bevor es zu einem Vertragsabschluss kommt. Wörtlich aus dem Englischen übersetzt, bedeutet der Begriff „angemessene Sorgfalt“. Im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung gilt es, die wirtschaftliche Lage, aber auch die rechtliche Situation und die Chancen und Risiken einer Transaktion abzuschätzen und zu bewerten.
Physische Datenräume gehören der Vergangenheit an
Vor dem Aufkommen der virtuellen Datenräume war es üblich, dass für eine Due Diligence ein physischer Datenraum Kaufinteressenten zur Verfügung gestellt wurde. In den meisten Fällen war das ein Büro auf der Verkäuferseite oder beim Steuerberater, in dem alle relevanten Ordner und Dokumente für eine Transaktion in ausgedruckter Form zur Einsicht und Prüfung bereitgestellt wurden. Die Unterlagen durften dabei nicht den Datenraum beziehungsweise das Büro verlassen. Kaufinteressenten mussten zur Sichtung und Prüfung der Unterlagen zum Datenraum auf der Verkäuferseite anreisen und in der Regel dafür mehrere Tage investieren. Insofern war der Prozess mit erheblichem Aufwand verbunden.
Virtuelle Datenräume für mehr Effizienz bei Due Diligence Prüfungen
Durch die zunehmende Komplexität von Unternehmenstransaktionen und der Notwendigkeit Beratern und Interessenten über Standort- und Landesgrenzen hinweg Zugriff auf einen Datenraum zu ermöglichen, setzen sich mit der Verbreitung des Internets virtuelle Datenräume (auch als Online Datenraum, digitaler Datenraum oder elektronischer Datenraum bezeichnet) immer mehr durch. Der virtuelle Datenraum ist eine internetbasierte Plattform beziehungsweise ein Cloud-Service, der über gezielte Zugriffsrechte den sicheren Zugang und die Bearbeitung von vertraulichen Dokumenten ermöglicht. Ein virtueller Datenraum ermöglicht den geschützten Zugriff auf Due-Diligence-Unterlagen für alle Beteiligten unabhängig vom Standort. Kaufinteressenten, Beratern und Anwälten steht rund um die Uhr ein garantiert aktueller, einheitlicher Informationsstand zur Verfügung. Mehrere Bieter können parallel, jedoch voneinander getrennt, sämtliche Dokumente im Datenraum effizient prüfen.
Datensicherheit und umfangreiche Funktionalität
Dabei garantiert eine Datenverschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung höchstmöglichen Schutz beim Zugriff auf vertrauliche Daten. Zudem können besonders sensible Dokumente gegen einen Download und mit einem Wasserzeichen geschützt werden. Detaillierte Zugriffsrechte im Datenraum, welche Benutzer Daten nur lesen oder herunterladen oder editieren können. Verkäufer können auch Zeitbeschränkungen für den Zugriff auf Daten festlegen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Unterlagen nicht länger als notwendig zugänglich sind. Über eine direkt im Datenraum integrierte Dokumentvorschau können Dokumente schnell direkt im Webbrowser, ohne Download des Dokumentes, gelesen werden. Zudem bietet der virtuelle Datenraum eine Q&A Funktionalität zur effizienten Bearbeitung von Fragen der Bieterseite. Der Frage- und Antwortprozess (Q&A) ermöglicht Fragen zu einzelnen Dokumenten und deren Beantwortung durch festgelegte Spezialisten. Ein umfassender Workflow unterstützt dabei die Sichtung und Bearbeitung der Fragen und Antworten auf der Verkäufer- und Interessentenseite.
Während des Due Diligence Prozesses stehen dem Verkäufer umfangreiche Analyse- und Kontrollmöglichkeiten im Datenraum zur Verfügung. Ein revisionssicheres Aktivitätsprotokoll dokumentiert alle Vorgänge im Datenraum. So kann besser die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Transaktionsabschlusses und das unterschiedliche Bieterinteresse eingeschätzt werden. Und so können Unternehmen überwachen, welche Benutzer Dokumente hochladen, herunterladen oder ansehen, um mögliche Sicherheitsrisiken zu identifizieren und zu minimieren.
Neben diesen Kernfunktionen bieten virtuelle Datenräume oftmals erweiterte Funktionen wie beispielsweise:
Automatische Indexierung: Dokumente werden damit direkt bei der Befüllung des Datenraums automatisch nummeriert oder können zu einem bestehenden Index einsortiert werden.
Datenraum Status: Der Datenraum Status ermöglicht eine vollständige Einrichtung mit Anlage von Benutzern und Befüllung des Datenraums in einer Vorbereitungsphase, während Externe nicht auf den Datenraum zugreifen können. Nach Abschluss der Vorbereitungen kann die Öffnung des Datenraums und Einladung der externen Benutzer einfach mit einem Mausklick erfolgen. Nach Abschluss der Bieterphase kann der Datenraum ebenfalls so einfach für die Bietenden geschlossen werden.
Schwärzungsfunktion, um besonders sensible und vertrauliche Daten direkt im Datenraum zu schwärzen, um Compliance mit Datenschutzvorschriften sicherzustellen.
Automatische Benachrichtigungen, um Benutzer sofort über neue oder aktualisierte Dokumente im Datenraum per E-Mail zu informieren.
Annotationen: So können Benutzer direkt in Dokumenten Anmerkungen oder Markierungen vornehmen.
Erweiterte Sicherheitsfunktionen wie zum Beispiel eine 2-Faktor-Authentifizierung und einen Disclaimer beim Zugang zum Datenraum oder die Möglichkeit Kennwortrichtlinien zu definieren.
Made in Germany
Aufgrund der Sensibilität der Daten in einem Datenraum ist bei der Auswahl eines Anbieters besonders auf die Sicherheit und den Datenschutz zu achten. Datenschutzexperten empfehlen europäische beziehungsweise deutsche Anbieter wie zum Beispiel netfiles mit Servern ausschließlich in Deutschland, um wirtschaftliche, aber auch rechtliche Risiken im Hinblick auf den gesetzlich geforderten Datenschutz zu vermeiden.
Ein virtueller Datenraum kann mehr als nur Due Diligence
Bereits seit einigen Jahren ist der Trend zu beobachten, dass virtuelle Datenräume selbst über das Thema Due Diligence hinaus auf großes Interesse stoßen und Unternehmen, Kanzleien und Unternehmensberatungen auch außerhalb von Fusionen, Firmenübernahmen und Immobilientransaktionen virtuelle Datenräume für den sicheren, standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch und die Online-Zusammenarbeit einsetzen.
Fazit
Virtuelle Datenräume haben sich im M&A-Bereich schnell durchgesetzt und sind heute aus der täglichen Praxis nicht mehr wegzudenken. Virtuelle Datenräume sind eine effiziente und sichere Alternative zum physischen Datenraum und bieten zahlreiche Vorteile für die erfolgreiche Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen.
Thomas Krempl
Thomas Krempl ist Geschäftsführer der netfiles GmbH. Er hat das Unternehmen im Jahr 2001 gegründet und verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der IT-Branche.
