Inflation, unterbrochene Lieferketten, steigende Energiekosten und Zinserhöhungen: Die aktuellen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sowie die anhaltenden geopolitischen Unsicherheiten verlangen Unternehmen einiges ab. Das trübt die Stimmung auch im Mittelstand: Laut dem KfW-ifo Mittelstandsbarometer ist die Verunsicherung groß und entsprechend beurteilen Unternehmerinnen und Unternehmer auch die kurzfristigen Aussichten sehr pessimistisch. Angesichts solch negativer Geschäftserwartungen sind Kosteneffizienz und Einsparungen zentrale Schlüsselwörter.
Wie aber können sich Unternehmen auf eine mögliche Rezession vorbereiten? Laut der Unternehmensberatung Bain & Company nehmen sie vor dem Abschwung eine zielgerichtete Umstrukturierung der Kosten vor. Im übertragenen Sinne schneiden sie dazu das Fett ab und erhalten die Muskeln. Das heißt, sie bringen ihre Finanzen in Ordnung, indem sie ihre Liquidität und ihre Bilanz genau im Blick behalten, aber auch weiterhin in die Zukunft investieren – wenn auch selektiv. Gemäß Bain beginnen die besten Unternehmen mit einer realistischen Einschätzung der Ausgangsposition des Betriebs, mit dem Ziel, Kosten zu reduzieren.
Energieeffizienz verbessern
Nicht nur im Hinblick auf steigende Energiepreise und mögliche Rationierungen, sondern auch für langfristige Kosteneinsparungen bieten sich heute mehr denn je Möglichkeiten, um die Energieeffizienz zu steigern. Weil auch mittlere und große Betriebe von den steigenden Energiekosten betroffen sind, sollten sie sich informieren, wie sie ihre Energieeffizienz erhöhen und so entsprechende Kosten einsparen können. Aufschluss gibt in diesem Kontext auch der „Arbeitsplan Energieeffizienz“ der deutschen Bundesregierung. Er enthält einen Maßnahmenkatalog mit finanziellen Anreizen und gezielten Maßnahmen. Energetische Sanierungen, Solardachanlagen und Wärmepumpen sind in diesem Zusammenhang drei zentrale Anknüpfungspunkte. Unternehmen, die einen dieser Ansätze umsetzen möchten, können sich dazu von einem Energieeffizienzexperten beraten lassen und überprüfen, ob sie für ihr Projekt Fördermittel beantragen können.
Cash Management optimieren
Für ein erfolgreiches Cash Management ist volle Transparenz über Konten und Zahlungsströme eine Grundvoraussetzung. Denn schon scheinbar kleine Cashflow-Probleme können enorme Auswirkungen auf den gesamten Betrieb haben. Wenn ein Unternehmen jedoch weiß, wie sich Geschäfts-, Beschaffungs- und Lieferkettenentscheidungen auf das Betriebskapital und den freien Cashflow auswirken, kann es auch zielgerichtete Entscheidungen treffen. Dazu müssen Cashflow-Prognosen in die Gewinn- und Verlustprognosen und Szenariomodelle integriert werden. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen in diesem Kontext einzusetzen, wird für Unternehmen immer wichtiger, um in der heutigen volatilen Umgebung eine robuste Prognosefähigkeit aufzubauen.
Automatisiertes Ausgabenmanagement spart Kosten
Fokussieren sich Unternehmer auf das Cash Management, sollten sie auch im Bereich Ausgabenmanagement Optimierungen vornehmen. Denn Einsparpotenzial gibt es hier beinahe bei allen Abläufen. Etwa weil Unternehmen oftmals über keine zentrale Plattform verfügen, die sämtliche Ausgaben bündelt und eine Übersicht über die getätigten Ausgaben nahezu in Echtzeit ermöglicht.
Zum Beispiel sorgt die manuelle Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, Spesen und Kartentransaktionen für einen signifikanten Aufwand. Die Erfassung, Prüfung und Verbuchung von Ausgaben sind für Mitarbeitende und Finanzabteilungen nicht nur zeitintensiv, sondern auch überaus fehleranfällig. Es ergibt beispielsweise wenig Sinn, dass Reisekostenabrechnungen – bei denen es sowohl rechtliche als auch firmeninterne Regularien zu beachten gilt – manuell geprüft werden.
Mit künstlicher Intelligenz lässt sich das Ausgabenmanagement zu einem Großteil automatisieren: Die Mitarbeitenden müssen fortan lediglich Ausreißer, Spezialfälle und verdächtige Transaktionen manuell prüfen. So lassen sich nicht nur Kosten sparen; die Finanzabteilung des Unternehmens erhält dank integrierter Analysefunktionen auch einen besseren Überblick über das Ausgabeverhalten der Mitarbeitenden. Auf dieser Basis können die Finanzverantwortlichen zielgerichtete Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens treffen.
Fazit
Angesichts des aktuellen Marktumfelds lohnt es sich, einige Schlüsselbereiche wie die Energiekosten, das Cash Management oder auch das Ausgabenmanagement im Unternehmen zu überprüfen und bei Bedarf nachzujustieren. Denn um eine bessere Entscheidungsfindung zu ermöglichen, besteht ein wichtiger Teil der Szenarioplanung in einem Unternehmen laut Bain unter anderem darin, einen transparenten Überblick über die Kosten bzw. die Ausgaben zu erhalten. Unternehmen sollten daher die Automatisierung ausweiten und moderne Technologien implementieren, um die eigene Widerstandsfähigkeit zu verbessern und Personalressourcen freizusetzen. Schließlich lassen sich oftmals mit einigen vergleichsweise kleinen Maßnahmen große Wirkungen erzielen, von denen der gesamte Betrieb langfristig profitiert.
Thomas Inhelder
Thomas Inhelder ist Mitgründer und CFO von Yokoy, einer All-in-One-Lösung, die das Ausgabenmanagement von mittleren und großen Unternehmen automatisiert. Zuvor arbeitete er als Wirtschaftsprüfer bei KPMG und sammelte Erfahrungen in Führungspositionen sowohl im Corporate- als auch im Startup-Umfeld.
